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仕訳のルール詳細事例

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交通費の経費計上

仕事で利用したJR、私鉄、地下鉄、タクシー、バス、飛行機、モノレールなどなどの運賃や車のガソリン代、従業員を雇っている場合は従業員の通勤費、宿泊費、出張手当などの費用は全て旅費交通費として経費計上できます。

交通費は精算書をつくって、日付・経路・金額・目的を入力しておきます。
現金出納帳には表計算機能を使って月ごとにまとめた金額を一括で計上して構いません。

旅費交通費の勘定科目で該当する月の交通費と記入しましょう。

また交通費に関しては3万円以下のものに関しては領収書が不要ですので、
新幹線や飛行機でも3万円を超えなければ領収書をもらう必要はありません。

出張手当は従業員に対してのみとなります。

またあまりに高額な出張手当・宿泊費については所得税が課せられてしまいますので、注意しましょう。

取引先や社員との食事代など

取引先との飲食等は接待交際費は勘定科目として全額計上出来ます。

従業員との飲食等は福利厚生費という勘定科目で認められます。

社員旅行、残業食事代、忘年会費用(1次会まで)、慶弔金、健康診断費などがありますが、全額認められるものや至急限度額の条件が決まっており、それを超えると所得税が課せられるものなどがありますので、注意しましょう。

また会社と異なり、個人事業主の場合は接待交際費を全額計上する事が出来ます。
ただし飲食した相手が取引先であることを証明する必要があります。
帳簿上に取引先の名前、担当者氏名、内容などを記載しておかないといけませんので、領収証に忘れずにメモをとっておいてください。

備品のお金

文房具、机、いすなどの事務用品やパソコンなどの30万円未満の備品は、消耗品費に一本化して、補助科目に細かい明細を記入すると便利です。

消耗品費として計上出来る例は以下の通りです。
参考にして一本化にお役立て下さい。

◆文房具◆
ボールペン、ノート、クリアファイル、FAX・コピー等の用紙、電卓、はさみ、ホチキス、クリップ、付箋等

◆消耗品◆
電池、電球、ビデオテープ、DVD、現像代、フィルム等

◆電気機器◆
テレビ、ラジオ、FAX、掃除機、電話等

◆オフィス用品◆
机、いす、時計、ラック、書棚、カーテン、スリッパ、応接セット等

◆パソコン関連◆
パソコン、モニター、デジカメ、ソフトウェア、プリンタ、ルーター、モデム、スキャナー等

通信費と荷造運賃

通信費は請求書、資料等送付時の切手代、宅配便代、バイク便代等、運送・郵送、固定・携帯電話、インターネットなどの料金を帳簿につける際の勘定科目となります。
現金処理のものは現金出納帳、引き落としてにしているものは預金出納帳で処理をしましょう。

荷造運賃については、売り上げたときにかかる費用に限定されています。
つまり商品、製品売上に関する荷造・運送の費用がそれにあたります。
荷造費用としては段ボール、包装紙、発泡スチロール、ガムテープ等があたります。
発送費用としては郵便小包、鉄道、バイク、トラック、航空機などの運賃があたります。

商品・製品の仕入れ、固定資産の取得時に支払った引取運賃などは荷造運賃とせず、取得価額に含めます。(保険料や関税など)

この荷造運賃については、多額でないようでしたら通信費にまとめてしまって問題ありません。

自宅兼事務所・店舗の家賃について

自宅と事務所や店舗を兼ねている場合、経費として仕事で使っている割合で形状する事が出来ます。
これは家事関連費にあたります。

自宅が100?でそのうち仕事で50?使っているとすると、自宅兼事務所・店舗費用の50%を経費として計上する事が出来るのです。

但し、賃貸と持ち家で計算方法が異なりますので、この点には注意するようにしましょう。

<賃貸>
賃貸の場合、計算方法は単純です。
毎月の家賃に仕事で使っている割合を掛けたものが経費計上可能な家賃となります。

<持ち家>
賃貸の場合の家賃と異なり、返済中の住宅ローン元本については経費にあたりません。
家屋の減価償却費、住宅ローンの金利、笠井保険料、固定資産税の合計額に仕事で使っている割合を書けたものが経費計上可能な金額となります。

なお記帳時には地代家賃の勘定科目を使いましょう。

税金の経費計上

税金については以下のように3種類に分けられます。

<1>事業主自身の税金
所得税、住民税等

<2>仕事と私用が混在する税金
固定資産税、自動車税、登録免許税等

<3>事業にかかる税金
事業税、消費税、事業所税等

上記3つのなかで個人事業主が経費として計上可能な税金は、
<2>、<3>の2つとなります。

<2>に関しては仕事で使っている割合のみ経費計上が可能です。
<3>は全額経費計上が可能です。

租税公課という勘定科目で処理しましょう。

水道光熱費、保険料、電話料金等の経費計上

水道光熱費、火災保険料、電話料金等については自宅兼店舗・事務所の場合、仕事で使っている割合に基づいて経費額を決定します。

明細をしっかり保管して、仕事の割合についての根拠をきちんと説明出来る様にしておきましょう。

■電気代
床面積、コンセント、電球の数を基準に割り出します。

■ガス、水道代
使用時間、回数から求めます。家族、従業員の数によっても変わります。

■自動車
減価償却費、保険料、自動車税、ガソリン代、修繕費については月間何日くらい仕事で使ったかで割り出します。

■電話、インターネット
電話は使用明細から割り出します。インターネットについては使用日数、時間等から割り出します。

チラシ・名刺・ホームページ等制作費について

チラシ、名刺等については広告宣伝費として経費計上が可能です。
その他ポスター、DM、カタログなどの印刷・発送費用、各種媒体への広告掲載料、試供品、カレンダー・タオル等のあいさつ品なども同様です。

看板、ネオンサインについても広告宣伝費に入りますが、金額によって変わりますので注意しましょう。
具体的には一組が10万円以上する場合(平成20年3月31日までは30万円以上する場合)については、固定資産扱いとなりますので減価償却が必要となります。

ホームページ制作、運営費用などについては広告制作費としての経費計上が可能です。

なおホームページに関しては看板・ネオンサインと異なり、例えば制作費用が30万円以上でも固定資産の扱いにならない事も覚えておきましょう。
このためホームページに関しては支出した年に全額経費計上が可能です。

修理費用や改装費用について

修理費用や改装費用等、維持管理や原状回復を目的とした費用については修繕費という勘定科目で処理していくことになります。

この際金額は20万円未満で概ね3年以内の周期で行われるものが対象となります。
自動車等、個人使用も仕事使用もあるものについては修繕費も仕事で使っている割合分経費計上が可能です。

固定資産の価値増加などにつながる大規模なものについては、資本的支出とされて、修繕費とは区別されますので注意しましょう。
周期的なものでなく、大規模な店舗改装などは資本的支出とされます。
このような場合、修理費用を取得価格に算入して、減価償却していくことになります。

以下に修繕費と資本的支出の判定例を記載しておきますので、ご参考下さい。
不安な場合は、最終的には税務署や税理士などの専門家に確認を取りましょう。

<修繕費>
■通常の維持管理費用
塗り替え、壁紙張替え等。
■概ね3年以内の周期的改装等
3年以内程度で定期的に行われる改装等。
■20万円未満
各種OA機器、パソコンなどの修理費用、点検費用等。
■原状回復費用
退去時の原状回復に充てられる費用等。

<資本的支出>
■用途変更
資材置き場から店舗に改良した等。
■新規機能や構造
店舗に地下室を増築する等。
■機械の性能や価値を増加させるもの
機械の部分品を取り替えることにより品質、性能をアップさせる費用等。

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